ISO 21001

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Mapa de procesos del Sistema de gestión
Y procedimiento para cada proceso
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Documentos básicos

Biblioteca de documentos del Sistema ISO +  ¡¡BAJAR documentos!!

Procedimientos del sistema de gestión

PROCEDIMIENTOS SISTEMA ISO 21001

Plantilla para procedimientos del sistema de gestión. Es una estructura de textos con los pasos a seguir para realizar cada proceso, actividad, o tarea clave. Relaciona actores, procesos y áreas. Los procedimientos son necesarios para documentar la planificación del sistema.

Un procedimiento "especifica la forma de llevar a cabo una actividad o un proceso. ISO 9000" (3.4.5)

Requisitos ISO 21001: 
3.11, 4.4.2, 7.1.2.2, 7.5; 8.8.1.b

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Formato procedimientos
Contenido gratuito a descargar:
1. Plantilla para redactar procedimientos
2. Mapa de proceso
3. Guía para hacer procedimientos
Caso: el proceso de Admisión
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MAPA BÁSICO DE PROCESOS DEL SISTEMA ISO 21001

Diseño que ilustra el sistema de gestión, sus procesos básicos e interacciones . El mapa identifica todos los procesos, misionales, estratégicos y de soporte.

Solucione desde el principio este requisito del que deriva todo su sistema.

Requisitos ISO 21001: 0.4, 0.5,, 3.4, 4.4; Anexo E
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Mapa básico sistema ISO 21001
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DIAPOSITIVA DE CÓMO DEBE SER EL SISTEMA ISO 21001

Esta diapositiva le servirá para las capacitaciones iniciales con el personal y para los comités de calidad 

Requisitos ISO 21001: para capacitación de personal docente y administrativo.

Esta diapositiva no tiene costo, es nuestro aporte a los asesores y líderes de los comités de calidad. 
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Diapositiva de introducción a ISO21001
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FICHA PARA CARACTERIZAR PROCESOS ISO 21001

Luego de identificados los procesos, debemos caracterizar cada uno. Esto es la entrada para redactar los procedimientos del sistema.

La ficha de caracterización indica de modo breve qué actividades se hacen, quién es el proveedor y el cliente en cada proceso.

Requisitos ISO 21001: 0.4, 0.5,, 3.4, 4.4; Anexo E
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Ficha de caracterización ISO 21001
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FORMATO INDICADORES ISO 21001

Formato estándar para reportar indicadores a la alta dirección y a las jefaturas. El formato de indicador es útil sin importar la norma o modelo que esté aplicando. 

Los indicadores son elementales para medir resultados en cada proceso del sistema.

Requisitos ISO 21001: 3.13, 4.4.1.c, 9.1.4.1, A.6.2; B.6.4
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Formato para indicadores
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FORMATO PARA REGISTROS DEL SISTEMA ISO 21001

Los registros son la evidencia que las actividades se han realizado. Se establecen para guardar información relevante en el servicio del sistema educativo y son un medio probatorio en las auditorías internas y las de certificación.

Proveemos un formato estándar para registrar las actividades en los procesos.

Requisitos ISO 21001: 3.11, 7.4.3.1.c, 7.5.1.N3, 8.5.4 
ME INTERESA
Registros del Sistema ISO 21001
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FORMATO DE ENCUESTAS ISO 21001

Las encuestas son el medio universal para medir la satisfacción del usuario (postulantes, estudiantes, docentes...) respecto a los procesos. 

La opinión, el feedback de sus clientes es el dato necesario para formular los planes de mejora del sistema.

Requisitos ISO 21001: 7.4.3.1, 9.1.2.1, Anexo B, Anexo C.
ME INTERESA
Encuestas ISO 21001
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GUÍA Y PLANTILLA: OBJETIVOS DE LA CALIDAD ISO 21001

Plantilla que facilita redactar los objetivos de la calidad. Los objetivos hacen tangible la promesa de mejora continua. Es aquello por hacer que destacará al sistema de calidad, lo hará verse activo, funcionando, en real mejora continua.
Esta plantilla contiene un tutorial con ejemplos notables que lo guiarán en la redacción.

Este formato soluciona la redacción de objetivos de la calidad
ME INTERESA
Objetivos de la Calidad ISO 21001
Requisitos ISO 21001: Anexo B (B.4)
Requisitos ISO 9001: 5.1.1.c, 5.2.1.B, 6.2, 7.3.B, 9.3.2.c.2
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PLANTILLA DE PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DOCENTE 

Este procedimiento da la ruta para el proceso de selección docente ISO 21001 en los casos: docente nuevo y ratificación de antiguos. En un sistema de gestión de la calidad debe hacerse evaluación de ingreso para evaluar competencias del personal que ingresa. Luego, cada cierto tiempo debe hacerse evaluación del desempeño.
Un documento en MS-Word que le hará ganar tiempo y precisión. Incluye el gráfico del mapa del proceso de selección docente.
ME INTERESA
Procedimiento Selección Docente
Requisitos ISO 21001: 7.2.1, 7.2.2
"La organización debe: determinar la competencia necesaria... Asegurarse de que estas personas sean competentes..."
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PLANTILLA DE PROCEDIMIENTO: NIVELACIÓN DE APRENDIZAJES

La nivelación de aprendizajes y refuerzo es una buena práctica, debe implementarse para elevar la eficacia formativa en toda entidad educativa. No bastan las clases. Hay que aplicar nivelación y refuerzo específico en cursos duros.

Este documento está catalogado como plantilla. Usted puede adaptarla a su contexto.
Un documento en MS-Word que le hará ganar tiempo y precisión.

Incluye el gráfico del mapa del proceso de nivelación y refuerzo de aprendizajes.

ME INTERESA
Nivelar y reforzar aprendizajes
Requisitos ISO 21001: 
72 veces se menciona la palabra aprendizaje en la ISO 21001. Debemos enfocar en resultados de aprendizaje. La nivelación y el refuerzo van en esa ruta.
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PLANTILLA DE PROCEDIMIENTO: TUTORÍA

La tutoría real, verdadera, es un trabajo a dedicación exclusiva. Da soporte emocional, educa y asesora en el avance académico. Dedicación exclusiva quiere decir que el docente tutor solo hace tutoría. El tutor es un padre académico.

Este documento está catalogado como plantilla. Usted puede adaptarla a su contexto.
Es un documento en MS-Word que le hará ganar tiempo y precisión.

Incluye el gráfico del mapa del proceso de tutoría.
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Nivelar y reforzar aprendizajes
Requisitos ISO 21001: 
7 veces se menciona la palabra tutoría en la norma ISO 21001.
8.5.1.6.2 “Con respecto al método educativo de prestación, la organización debería… Aplicar tutoría”
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PLANTILLA DE PROCEDIMIENTO: REDACCIÓN DE COMPETENCIAS

Cómo establecer competencias para el perfil del egresado y su redacción en todos los niveles educativos. Quiénes requieren estas competencias, qué tipos de competencias existen, cuál es el valor que adquiere una persona cuando el programa educativo orienta todo su esfuerzo académico para lograr el desarrollo de las competencias y cómo redactar las competencias. Estas y otras preguntas complejas son resueltas en el procedimiento.

Es una guía completa para redactar competencias. Contiene un archivo en Word, mapa del proceso, indicador, glosario y una serie de tips resultado de mucha experiencia en gestión curricular.
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Redactar competencias
Desde el comité de gestión curricular se decide el futuro de los estudiantes, este procedimiento le dará asertividad al tomar la decisión de las siguientes generaciones.

El currículo es la partitura académica, los docentes son los que toman esta creación y dan la cátedra.
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PLANTILLA DE PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS

Se han escrito libros sobre evaluación, este procedimiento es técnico, pragmático, efectivo y novedoso. Un aporte a las metodologías para evaluar competencias.

Este documento está catalogado como plantilla. Usted puede adaptarla a su contexto. Es un documento en MS-Word que le hará ganar tiempo y precisión.

Incluye el gráfico del mapa del proceso de evaluación de competencias, indicadores y una guía completa para evaluar según el enfoque de competencias.
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Evaluación de competencias
Requisitos ISO 21001: 
14 veces se menciona la palabra competencia en la norma ISO 21001.

"Competencia: Capacidad para aplicar conocimiento y habilidades con el fin de lograr los resultados previstos”
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PLANTILLA DE PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN MEDIANTE RÚBRICAS

Cómo diseñar la rúbrica para evaluar aprendizajes, qué tipos de rúbricas existen, niveles de desempeño y ponderación de aprendizajes. Estas y otras preguntas son resueltas en este procedimiento que le dice paso a paso cómo calificar con esta herramienta de evaluación usada en todos los continentes.

Es un procedimiento abundante en ejemplos y nítido en la divulgación de conceptos. 

Este documento está catalogado como plantilla. Usted puede adaptarla a su contexto y necesidad.
Es un documento en MS-Word que le hará ganar tiempo y precisión.
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Evaluación mediante rubricas
Requisitos ISO 21001: 
La norma ISO 21001 cita 68 veces la palabra “Evaluación” y 17 “Evaluar”.

Incluye todo lo necesario: procedimiento, mapa del proceso, indicador, glosario y dos guías, una para diseñar rúbricas y otra sobre cartas descriptivas.
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PLANTILLA: PLAN DE ESTUDIOS enfocado en competencias

¿Qué considera un plan de estudios enfocado en competencias? ¿Qué dice la norma ISO 21001 sobre el currículo y el plan de estudios? ¿Cuáles son las partes o los elementos de un plan de estudios PRO Competencias? ¿Cuándo cambiar los planificado? Estas y otras preguntas son resueltas en un manual de cabecera que viene con 7 descargables y plantillas para un plan de estudios enfocado en competencias. Podrá descargar:

1. Cursos y períodos de enseñanza
2. Plan de estudios enfocado en competencias - Teoría -
3. Procedimiento: identificación de competencias
4. Procedimiento: redacción de competencias
5. Plantilla de sílabo
6. Plantilla de carta descriptiva
7. Procedimiento para diseñar rúbricas
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Plan de estudios enfocado en competencias
La norma ISO 21001 da el significado de Currículo en 3.28:
Información documentada sobre qué, por qué, cómo y qué tan bien deberían aprender los estudiantes en una forma sistemática e intencional.
Un currículo puede incluir, pero no limitado a, los fines u objetivos del aprendizaje, contenido, resultados del aprendizaje, métodos de enseñanza y de aprendizaje e indicadores de desempeño.

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PLANTILLA: SÍLABO enfocado en competencias

El sílabo es la partitura para cada curso.  ¿Cuáles son los elementos de un sílabo por competencias? Estas y otras preguntas son resueltas en este descargable, plantilla para sílabos enfocados en competencias, que considera las mejores prácticas de pedagogía y andragogía. Además, adicionalmente viene la plantilla de carta descriptiva. 

Podrá descargar:

1. Plantilla de sílabo por competencias
2. Plantilla de carta descriptiva
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Sílabo por competencias
La norma ISO 21001 considera al currículo:
Puede incluir, pero no limitado a, los fines u objetivos del aprendizaje, contenido, resultados del aprendizaje, métodos de enseñanza y de aprendizaje, indicadores de desempeño, métodos de evaluación o plan de investigación relacionados con el aprendizaje.
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GUÍA para el enfoque de competencias

¿Qué es el enfoque de competencias? ¿Cuál es la estrategia para la enseñanza por competencias?

Estas y otras preguntas son resueltas en esta Guía, con el mérito de que compila, resume y divulga todo lo escrito al respecto. Un ensayo de cabecera para el jefe de gestión curricular y los de su equipo.

ME INTERESA
Guía para el enfoque de competencias
Una hoja de ruta para lograr las competencias
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GESTIÓN del Currículo

Plantilla del procedimiento necesario para establecer criterios en diseño curricular, rediseño y su actualización. Este proceso es vital para las competencias en el perfil del egresado y promover sus desempeños.
Recuerde el currículo es la partitura que construye aprendizajes generales y específicos en el ciudadano.

ME INTERESA
ISO 21001 - Gestión del Currículo
Con este procedimiento cumple los requisitos ISO 21001:
4.2 (partes interesadas),
5.1.2 (Enfoque a estudiantes y otros beneficiarios),
6.2.2 (Objetivos) y
8.1.2 (La Org. debe planificar el diseño)
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PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Plantilla del procedimiento necesario para fijar acciones en la planificación de la organización, objetivos estratégicos, docencia, tecnología y servicios, viendo aspectos académicos y administrativos de la organización.

La planificación fija rutas, metas y destino. Establece calidad, estrategia, presupuesto, inversiones, racionaliza y hace estadística de resultados. Una organización debe crecer desde la planificación
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ISO 21001 Planificación estratégica
Con este procedimiento cumple los requisitos ISO 21001 de la sección 6 Riesgos, objetivos y planificación
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MAPA COMPLEJO de procesos ISO 21001

Este mapa es de alta complejidad, recomendable para sistemas maduros, eficaces y de grandes resultados.
La sistematización y estandarización empieza por fijar procesos que cumplen las buenas prácticas internacionales y de acreditación mundial. 

Este mapa es el santo grial de la calidad educativa.

Cumplirá los requisitos ISO 21001: 
0.4, 0.5,, 3.4, 4.4; Anexo E
ME INTERESA
Formato mapa de procesos
Con este mapa cumple los requisitos ISO 21001 para identificación de procesos y estándares de acreditación.
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Calidad y auditoría

Plantilla del procedimiento necesario para aplicar e implementar la norma ISO, realizar las auditorías de gestión y controlar, medir y mejorar el sistema. Hacer auditorías, programarlas, registrarlas y promover la mejora continua en resultados y mejor servicio a los usuarios del sistema.

ME INTERESA
ISO 21 Calidad y AUDITORÍA
Con este procedimiento cumple los requisitos ISO 21001 de las secciones:
 9 Evaluación del desempeño 
10 Mejoras, capítulos de la norma dedicados a controlar y medir la calidad, abarca ocho páginas.
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ADMISIÓN de estudiantes

Esta plantilla de procedimiento para el proceso de Admisión, establece criterios para la admisión de estudiantes. 

Da pauta al estudiante, a las áreas académicas y a todos los que participan en este proceso.
ME INTERESA
ISO 21 Calidad y AUDITORÍA
Con este procedimiento cumple los requisitos ISO 21001:

8.5.1.2.1 Información de preadmisión
8.5.1.2.2 Condiciones de admisión

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GESTIÓN del perfil del ingresante

Esta plantilla de procedimiento permite cumplir requisitos ISO 21001 para el proceso de selección de estudiantes en el proceso de admisión, según un perfil requerido para mejores resultados académicos.

La norma ISO 21001 pide establecer:


8.5.1.2.2 Condiciones de admisión
La organización debe establecer un proceso para la admisión de estudiantes. 

Además de los requisitos en 4.4.1, el proceso debe:

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ISO 21001 Perfil del ingresante
Establecer criterios de admisión que se ajusten a:
1) requisitos de la organización;
2) requisitos del campo profesional; (educación superior)
3) requisitos debido al contenido del programa y/o enfoque pedagógico;

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GESTIÓN del aprendizaje y la enseñanza

Este procedimiento permite cumplir requisitos ISO 2100 fundamentales para la educación.

El requisito 8 llamado “Operación” que interpretado significa el proceso educativo y todas los sub procesos que implica. 

La sección 8 de la norma es la más extensa, tiene 20 páginas. Contiene los requisitos para el sistema educativo, es el SGC en toda su extensión y esplendor.



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ISO 21001 Aprendizaje enseñanza
Con este procedimiento cumple los requisitos ISO 21001:

8 Operación
8.1 Planificación y control operacional
  8.2 Requisitos para los productos y servicios educativos
     8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios educativos
   8.4 Control de procesos, productos y servicios externos

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SEGUIMIENTO al estudiante

El sistema es geocéntrico, gira alrededor del estudiante, el seguimiento es para ver, comprobar y registrar cuánto avanza en el propósito académico.

El sistema debe conocer al estudiante: extracto social, talentos, avance académico, problemas familiares, laborales, económicos, su salud y tendencias. De ello lo que tiene relieve es su avance y problemas académicos, de existir.


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ISO 21001 Seguimiento al estudiante
Con este procedimiento cumple los requisitos ISO 21001 especificados en el inciso 9.1 de la norma que dice: 

Determinar qué necesita seguimiento, con qué métodos, criterios de aceptación y cuando se debe hacer seguimiento y medición.

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INVESTIGACIÓN científica

Cómo organizar la investigación con los estudiantes, docentes y el posgrado. 

Qué ruta tomar para obtener resultados puntualmente. 

Cómo controlar, evaluar y asignar puntajes al proceso de la investigación


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ISO 21001 Investigación científica
Esta plantilla para el procedimiento de investigación permite cumplir el requisito ISO 21001 B.10.3, que pide:

+ Garantizar la integridad del proceso de investigación y los resultados.
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RESPONSABILIDAD social

Este procedimiento permite cumplir el requisito de responsabilidad social que la norma ISO 21001 fija para las organizaciones. 

Quién mejor que una organización educativa puede contribuir al desarrollo local y nacional. Esto mediante las actividades de responsabilidad social. 

Cuáles son estas actividades. 
Cómo los estudiantes participan y con ello aprenden en el campo lo necesario para desarrollar competencias, aprender métodos y tecnologías.
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Responsabilidad Social ISO 21001
Esta plantilla para el procedimiento de RS permite cumplir los requisitos ISO 21001:

• Principio de responsabilidad social, 
   5.1.1.n
• El compromiso de la organización con     la responsabilidad social, 8.5.1.2.1.a
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GRADUACIÓN

Este procedimiento permite cumplir el proceso de graduación que la norma ISO 21001 establece. 

¡Corona tu sistema educativo con un estándar que celebra el éxito de docentes y estudiantes! Nuestro procedimiento de graduación es la culminación perfecta de todos los esfuerzos, certificando el cierre del ciclo formativo con excelencia. Este documento establece un proceso claro y eficiente para garantizar que cada graduando reciba su grado y/o título con la formalidad y el reconocimiento que merece.
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Graduación
Esta plantilla para el procedimiento de Graduación permite cumplir los requisitos ISO 21001:
• “9.1.3.c Tasas de graduación”
• E.2 Índice de graduación (porcentaje de admisiones originales)
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SEGUIMIENTO al egresado

Este procedimiento permite cumplir el requisito ISO 21001 9.1 establecido para monitorear al estudiante cuando egresa del programa educativo. 

Tiene como objetivo ver lo que sucede cuando emprende en el mundo y cómo evoluciona. Tengamos en cuenta que ser egresado no desliga al estudiante de su alma mater, lo convierte en el embajador abanderado que irá haciendo camino con su talento y capacidad.

Líneas aparte recuerde: “El éxito del egresado es el triunfo de la organización”
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ISO 21001 Seguimiento al egresado
Esta plantilla para el procedimiento de seguimiento al egresado permite cumplir los requisitos ISO 21001, contenidos en:

9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
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INFRAESTRUCTURA educativa

Las edificaciones, aulas y ambientes de aprendizaje deben contribuir a desarrollar las competencias. Incluye hardware y software para el sistema educativo.

Todos los recursos materiales, forman el llamado eco sistema educativo.

Debería existir:
1. Aulas multimedia
2. Laboratorios de estudio y prácticas
3. Biblioteca física y virtual
4. Equipos
5. Hardware tecnológico
Y un largo etcétera de tangibles.
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ISO 21001 Infraestructura educativa
Esta plantilla para el procedimiento de seguimiento al egresado permite cumplir los requisitos ISO 21001, contenidos en la sección siete:

7.1.3  Infraestructura
7.1.4 Ambiente para educar
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LOGÍSTICA

Este procedimiento es una plantilla flexible para que usted la adapte al proceso de Logística. 

Considera los requisitos ISO 21001 de la sección siete (7) que contempla: recursos, personas, infraestructura y ambiente para procesos educativos.

Un buen proceso logístico no solo prioriza compras, también el mantenimiento. Recuerde que todo puede estar “como nuevo” si tiene buen mantenimiento.
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ISO 21001 Logística
Esta plantilla para el procedimiento de logística permite cumplir los requisitos ISO 21001, contenidos en la sección siete, respecto a:

1. Compras
2. Proveedores
3. Mantenimiento
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GESTIÓN docente

En toda organización el personal es la clave para la calidad, en los sistemas educativos, no es menos, es más, el corazón del sistema educativo es el docente. Motiva, enseña e induce al aprendizaje de conceptos y competencias.

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ISO 21001 Gestión Docente
Este procedimiento le ayudará a cumplir el requisito ISO 21001 7.1.2 que pide gestión docente y todas sus etapas: requisitos, convocatoria, examen, selección, contrata, re evaluación y depuración del staff para lograr el mejor equipo de cátedra.
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BIBLIOTECA

La biblioteca física o virtual, es un servicio fundamental, el acceso vía internet a tutores y repositorios de investigación (son la nueva biblioteca). Su sistema de gestión debe dar este servicio de soporte y vital para los aprendizajes, en todos los niveles, estudiantes, docentes y tesistas.

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ISO 21001 Biblioteca
Este procedimiento le permite cumplir el requisito de infraestructura educativa más silencioso para el proceso de aprendizaje y enseñanza, la biblioteca.
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BIENESTAR

Este procedimiento establece criterios para realizar las actividades del proceso de Bienestar: 

Un servicio complementario pero clave para la calidad es dar: asistencia social, servicio médico primario, comedores, residencias, así como la recreación y deportes para los estudiantes, docentes y personal administrativo.
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ISO 21001 Bienestar del estudiante
Con este procedimiento usted cumple el requisito de ISO 21001 8.3.2.f que dice:
La organización debe considerar:
las necesidades de recursos internos y externos para el diseño y desarrollo de los productos y servicios educativos
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COMUNICACIÓN

Este procedimiento cumple en precisar las actividades del servicio de comunicación en la Organización. 

Tenga en cuenta que lo más visible en una entidad es la comunicación. 

De qué manera el usuario del sistema recibe información a tiempo, con anticipación y previsión para todo lo que tiene que hacer, sea estudiante o docente. Esta maravilla se llama comunicación y es una característica muy valorada en los sistemas de gestión de la calidad.
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ISO 21001 Comunicación
ISO 21001 en 7.4 dice en dos páginas los requisitos para el sub sistema de comunicación:
7.4 Comunicación
7.4.1 Generalidades
7.4.2 Propósitos de la comunicación
7.4.3 Acuerdo de comunicación
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REGISTRO

Este procedimiento da la pauta para documentar operaciones claves del sistema educativo. 

¿Qué documentar? 
Operaciones claves, procedimientos, notas, pagos. Todo esto crea registros, sea en papel o registros digitales en una base de datos del sistema informático. 

Estos registros permiten hacer estadísticas, demostrar resultados y se auditan. Son la evidencia, la prueba de que su sistema está implementado, camina, funciona y evoluciona.

Los registros son el palpitar del sistema, el pulso. Solo un sistema que no está activo deja de registrar.
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ISO 21001 Registro y control de documentos
ISO 21001 en 9 requisitos fija criterios para los registros:

7.5 Información documentada 
8.3.5 Salidas de diseño y desarrollo 
8.5.2 Identificación y trazabilidad 
8.5.4 Preservación 
8.5.5 Protección 
9.1.4.2.c Informes de eva. del sistema 
9.3.3 Informes de revisión por dirección 
10.1 Documentar no conformidades 
10.3 Oportunidades de mejora 
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Empiece 
a implementar

La ISO 21001 es la norma base para el servicio educativo. Su implementación es requisito para dar servicio como organización educativa o unidad dedicada a la formación. 

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